Dernière mise à jour : 10 septembre 2026.

L’Union Cycliste Plantourianne, ci-après « l’UCP », attache une importance particulière au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre du site UCP.bike et de ses activités associatives.

La présente politique a pour objet d’informer les utilisateurs, adhérents, participants et visiteurs du site, de manière claire et transparente, sur les données collectées, les finalités poursuivies, les bases juridiques des traitements, leurs destinataires, leurs durées de conservation ainsi que sur les droits dont disposent les personnes concernées.

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par l’UCP sont soumis au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », ainsi qu’à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements réalisés directement au moyen du site UCP.bike est l’Union Cycliste Plantourianne (UCP).

Adresse de contact : 51 rue Jean Jaurès, 83120 Le Plan-de-la-Tour, France.

Adresse électronique : contact@ucp.bike.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer les droits décrits dans la présente politique, toute personne concernée peut contacter l’UCP à l’adresse électronique ci-dessus.

2. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon les formulaires utilisés et les services sollicités, l’UCP peut collecter directement auprès de la personne concernée, ou de son représentant légal lorsqu’il y a lieu, les catégories de données suivantes.

2.1. Données d’identité

Nom, prénom, pseudonyme, date de naissance et, lorsque cela est nécessaire à la gestion de l’adhésion ou d’une activité, toute information permettant d’identifier correctement la personne concernée.

2.2. Coordonnées

Adresse postale complète, adresse électronique et numéro de téléphone lorsque celui-ci est demandé dans le formulaire concerné.

2.3. Informations relatives à la pratique du VTT

L’UCP peut collecter des informations relatives à la pratique du VTT ou du VTTAE, telles que le niveau de pratique, le type de pratique, les parcours réalisés, les distances parcourues, les dates de sortie ou toute information directement nécessaire à l’organisation et au suivi des activités du club.

2.4. Photographies

Des photographies peuvent être transmises volontairement dans le cadre des activités de l’UCP, notamment des KM Solidaires, des sorties, manifestations ou autres opérations organisées ou relayées par le club.

Une photographie constitue une donnée personnelle lorsqu’elle permet d’identifier directement ou indirectement une personne. L’UCP n’utilise pas les photographies collectées à des fins d’identification biométrique.

2.5. Données relatives aux KM Solidaires

Dans le cadre des KM Solidaires de l’UCP, peuvent notamment être collectés le nom, le prénom ou le pseudonyme du participant, son adresse électronique, la manifestation concernée, le parcours réalisé, la date de réalisation, la distance parcourue, les photographies éventuellement transmises ainsi que les informations nécessaires au suivi de la contribution ou du don associé à la participation.

2.6. Données techniques de navigation

Lors de la consultation de UCP.bike, certaines données techniques peuvent être traitées automatiquement, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, les informations relatives au terminal utilisé, les journaux techniques, les pages consultées et, selon les choix exprimés par l’utilisateur, les données issues de cookies ou autres traceurs.

3. Principes applicables à la collecte

L’UCP s’engage à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Lorsque certains champs sont obligatoires, cette obligation est indiquée au moment de la collecte. À défaut de communication des informations nécessaires, l’UCP peut ne pas être en mesure de traiter une demande, une adhésion, une participation ou une inscription à une activité.

4. Finalités des traitements et bases juridiques

4.1. Gestion des adhésions et de la vie associative

Les données d’identité, de contact, la date de naissance, l’adresse postale et les informations relatives à la pratique du VTT peuvent être utilisées pour gérer les demandes d’adhésion, administrer les adhérents, organiser les groupes et activités, adapter les informations transmises au niveau de pratique, assurer le suivi administratif du club et permettre le bon fonctionnement de la relation associative.

Ces traitements reposent, selon les cas, sur l’exécution de la relation associative, sur les mesures prises à la demande de la personne avant son adhésion, sur le respect d’obligations légales ou réglementaires et sur l’intérêt légitime de l’UCP à organiser et gérer ses activités.

4.2. Gestion des demandes de contact

Les coordonnées communiquées au moyen d’un formulaire de contact ou de demande de rappel sont utilisées afin de répondre à la demande de la personne concernée et, le cas échéant, d’assurer le suivi des échanges.

Le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’UCP à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées ou sur les mesures prises à la demande de la personne concernée.

4.3. Gestion des KM Solidaires

Les données collectées dans le cadre des KM Solidaires sont utilisées pour enregistrer les participations, identifier ou pseudonymiser les participants selon leur choix, comptabiliser les kilomètres réalisés, présenter les parcours effectués, établir des statistiques liées à l’opération, assurer son suivi et rapprocher, lorsque cela est nécessaire, une déclaration de participation d’une contribution ou d’un don effectué via la plateforme de paiement ou de collecte utilisée.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de l’UCP à organiser et suivre l’opération, sur l’exécution des modalités de participation et, pour les traitements qui le nécessitent, sur le consentement de la personne concernée.

4.4. Publication du nom, du pseudonyme et des photographies

Lorsque la personne concernée y a expressément consenti, l’UCP peut publier sur UCP.bike son nom ou son pseudonyme ainsi que les photographies qu’elle a volontairement transmises, notamment dans le cadre des KM Solidaires.

Lorsque l’autorisation le prévoit expressément, ces éléments peuvent également être publiés sur les comptes officiels de l’UCP sur les réseaux sociaux.

La publication de photographies permettant d’identifier une personne repose sur son autorisation et, lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré pour l’avenir à tout moment.

4.5. Sécurité et bon fonctionnement du site

Les données techniques peuvent être traitées afin d’assurer la sécurité du site, détecter les erreurs, prévenir les abus, le spam, les accès frauduleux et les tentatives d’intrusion, établir des journaux techniques et assurer la maintenance de UCP.bike.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de l’UCP à garantir la sécurité et le bon fonctionnement de ses services numériques.

4.6. Cookies, mesure d’audience et services tiers

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site peuvent être utilisés sans consentement lorsque la réglementation le permet.

Les cookies ou traceurs non strictement nécessaires, notamment ceux susceptibles d’être utilisés pour la mesure d’audience, les contenus tiers, les cartes, les vidéos, les fonctionnalités sociales ou d’autres services externes, ne doivent être déposés ou activés qu’après recueil du consentement lorsqu’un tel consentement est requis.

UCP.bike peut utiliser Google Tag Manager comme outil de gestion de balises. L’utilisation de cet outil n’a pas pour effet de dispenser l’UCP du recueil préalable du consentement lorsque les balises qu’il déclenche sont soumises à cette obligation.

5. Photographies et droit à l’image

La transmission d’une photographie à l’UCP n’emporte pas automatiquement autorisation de publication. Lorsque la publication d’une personne identifiable est envisagée, une autorisation appropriée doit être recueillie.

Dans le cadre des KM Solidaires, le participant peut transmettre une photographie de lui-même, de son vélo, du parcours ou du paysage. Une photographie ne montrant aucune personne identifiable peut ainsi être utilisée pour participer sans exposer son image.

Lorsque la photographie transmise fait apparaître de manière identifiable d’autres personnes, son auteur doit s’assurer qu’il dispose des autorisations nécessaires avant sa transmission et sa publication éventuelle.

La personne concernée peut demander le retrait d’une photographie publiée sur les supports placés sous le contrôle de l’UCP. L’UCP ne peut cependant garantir l’effacement des éventuelles copies, partages ou republications effectués antérieurement par des tiers sur des services qui ne sont pas sous son contrôle.

6. Données concernant les mineurs

L’UCP accueillant des pratiquants de différents âges, certaines données peuvent concerner des mineurs. Ces données sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la gestion de l’adhésion, de la pratique sportive, des activités du club et de la sécurité des participants.

Lorsqu’une autorisation fondée sur le consentement du représentant légal est requise, notamment pour certaines utilisations de l’image d’un mineur, l’UCP recueille cette autorisation selon les modalités applicables.

Les représentants légaux peuvent exercer les droits relatifs aux données personnelles du mineur dans les conditions prévues par la réglementation.

7. Dons et paiements réalisés via HelloAsso

Certaines opérations de l’UCP peuvent donner lieu à une contribution ou à un don réalisé au moyen de la plateforme HelloAsso.

Les informations bancaires nécessaires au paiement sont traitées dans l’environnement sécurisé de HelloAsso et de ses prestataires de paiement. L’UCP n’a pas vocation à recevoir ni à conserver le numéro complet de la carte bancaire utilisée.

HelloAsso traite les données nécessaires au fonctionnement de sa plateforme conformément à sa propre politique de confidentialité. L’UCP peut recevoir les informations nécessaires à l’identification, au rapprochement et au suivi d’un paiement ou d’un don effectué dans le cadre d’une opération qu’elle organise.

Lorsque l’adresse électronique est utilisée pour rapprocher une déclaration effectuée sur UCP.bike d’un paiement ou d’un don correspondant, elle n’est pas publiée et reste réservée au suivi administratif de l’opération.

8. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de l’UCP qui ont besoin d’y accéder pour accomplir les missions concernées.

Elles peuvent également être transmises ou rendues accessibles, dans la stricte mesure nécessaire, aux prestataires techniques agissant pour le compte de l’UCP, notamment pour l’hébergement, la maintenance, la sauvegarde, la sécurité, la messagerie, la gestion des formulaires, l’optimisation des images, la diffusion de contenus ou le fonctionnement du site.

Lorsque des données ont vocation à être publiées avec l’autorisation de la personne concernée, leurs destinataires comprennent également les visiteurs de UCP.bike et, le cas échéant, les utilisateurs des réseaux sociaux sur lesquels l’UCP est autorisée à les diffuser.

Les données peuvent enfin être communiquées à une autorité administrative, judiciaire ou à tout organisme légalement habilité lorsque la loi ou une décision obligatoire l’impose.

L’UCP ne vend ni ne loue les données personnelles collectées par l’intermédiaire de UCP.bike.

9. Sous-traitants et services tiers

L’UCP peut recourir à des prestataires techniques pour assurer le fonctionnement de son site et de ses services numériques. Ces prestataires ne peuvent traiter les données que dans le cadre des prestations qui leur sont confiées et conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

Certains services accessibles depuis UCP.bike peuvent être fournis directement par des tiers, notamment des plateformes de paiement, de cartographie, de vidéo, de réseaux sociaux ou d’autres services externes. Lorsque l’utilisateur interagit directement avec ces services, leurs propres conditions et politiques de confidentialité peuvent également s’appliquer.

10. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires ou services tiers peuvent être établis ou traiter certaines données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert intervient sous la responsabilité de l’UCP, il doit être encadré conformément au RGPD, notamment par une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Les personnes concernées peuvent contacter l’UCP pour obtenir des informations complémentaires sur les garanties applicables à un traitement particulier.

11. Durées de conservation

11.1. Données relatives aux adhérents

Les données nécessaires à la gestion des adhérents sont conservées pendant la durée de la relation associative puis, en principe, pendant une durée maximale de trois ans à compter de la fin de cette relation ou du dernier contact utile, sauf lorsqu’une durée différente est nécessaire pour respecter une obligation légale, réglementaire, comptable, assurer la défense des droits de l’UCP ou répondre à une réclamation.

11.2. Demandes de contact

Les données liées aux demandes de contact ou de rappel sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis, lorsqu’un suivi demeure utile, pendant une durée proportionnée n’excédant en principe pas trois ans à compter du dernier échange.

11.3. KM Solidaires

Les données administratives relatives aux KM Solidaires sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation, au suivi et à la justification de l’opération puis archivées ou supprimées selon leur finalité et les éventuelles obligations applicables.

Les données et photographies publiées avec autorisation peuvent rester accessibles dans les archives du site tant que l’opération concernée demeure présentée sur UCP.bike, sous réserve des droits de la personne concernée et d’une éventuelle demande de retrait.

11.4. Données comptables et justificatifs de paiement

Lorsque certaines données doivent être conservées pour satisfaire à une obligation comptable, fiscale ou réglementaire, elles sont archivées pendant la durée légalement applicable.

11.5. Cookies et journaux techniques

Les durées de conservation des cookies et autres traceurs sont définies conformément à leur finalité, à la réglementation applicable et aux choix exprimés par l’utilisateur. Les journaux techniques et données de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée à la nécessité de détecter et traiter les incidents.

12. Sécurité et confidentialité

L’UCP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et adaptées à la nature des données traitées afin de limiter les risques de destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.

L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour exercer leurs missions. Les droits d’accès aux outils d’administration doivent être limités et protégés de manière appropriée.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, l’UCP adapte régulièrement ses mesures de protection aux risques identifiés, aux fonctionnalités utilisées et à l’évolution de ses outils techniques.

13. Absence de décision automatisée produisant des effets juridiques

L’UCP ne prend pas, au moyen de UCP.bike, de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d’un traitement entièrement automatisé de ses données personnelles.

14. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose, selon la nature et la base juridique du traitement, d’un droit d’accès à ses données, d’un droit de rectification, d’un droit à l’effacement, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’opposition et, lorsque les conditions légales sont réunies, d’un droit à la portabilité de ses données.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements réalisés avant son retrait.

Pour exercer ses droits, la personne concernée peut écrire à contact@ucp.bike en précisant suffisamment sa demande pour permettre son traitement.

Une pièce justificative d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne qui exerce ses droits.

L’UCP répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation.

15. Réclamation auprès de la CNIL

Si une personne estime, après avoir contacté l’UCP, que ses droits relatifs à ses données personnelles ne sont pas respectés, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

La CNIL peut être contactée depuis son site officiel : https://www.cnil.fr.

16. Modification de la présente politique

L’UCP peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte d’une évolution de ses traitements, de ses services, de ses outils techniques ou de la réglementation applicable.

La version applicable est celle publiée sur UCP.bike à la date de consultation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.